Responsable Adjoint ADV

Au sein du service Administration des ventes, sous la direction du Responsable Administration des Ventes, vous serez en charge de l’assister dans la bonne réalisation des missions du service au quotidien.

Les missions principales de l’Administration des ventes BBGR sont les suivantes :

· Administrer et alimenter le référentiel client : paramétrer les différentes données contenues dans le référentiel client, suivre les interactions internes et externes au niveau du référentiel clients

· Créer et mettre à jour les conditions tarifaires et commerciales dans les systèmes de facturation : paramétrer les accords commerciaux dans le logiciel de facturation, contrôler la fiabilité des conditions commerciales renseignées dans les systèmes d’information dédiés

· Paramétrer et mettre à jour les outils de gestion des offres commerciales

· Suivre la facturation non-automatique et les corrections : saisir les acomptes de ristournes annuels, calculer et saisir les avoirs de régularisations suite à erreur de facturation

· Paramétrer et suivre l’adressage des fichiers EDI de facturation

· Enrichir les catalogues produits : paramétrer les prix et les données spécifiques liées à la facturation dans le référentiel produits et le système de facturation, générer, contrôler et envoyer les catalogues aux différents formats nécessaires

· Envoyer des catalogues spécifiques à la demande des clients interne et externe (prix nets, sans prix)

· Suivre les instruments : mettre en place et suivre les différents contrats instruments, faire et assurer le suivi des commandes, de la facturation et des rétributions avec les différents fournisseurs et prestataires

· Suivre la qualité de la facturation et prendre en charge la régularisation des litiges clients

· Renseigner et conseiller les clients internes et externes au sujet des mises à jour et des supports

· Paramétrer et mettre à jour les systèmes permettant l’élaboration des contrats

Dans ce cadre, vous assurez notamment les missions suivantes :

· Support actif au management d’une équipe de 8 personnes, accompagnement des équipes dans leurs tâches quotidiennes

· Pilotage de l’opérationnel : mise en place et suivi de KPI, mise en place de plans d’actions adaptés, gestion des erreurs de facturation

· Gestion de projet : en charge de projet d’amélioration continue à l’ADV, membre actif de projets impliquant l’ADV, support aux autres membres de l’équipe en gestion de projet

· Formation : s’assurer de la mise en place des back-up opérationnels à tous les postes clés, assurer la bonne intégration et le suivi des nouvelles personnes intégrant l’équipe

Vous êtes en interface avec différents départements de l’entreprise et du Groupe :

· Direction commerciale : Force de vente, Agences commerciales, Responsables Grands comptes

· Direction Marketing

· Direction des Opérations

· Direction Financière, contrôle de gestion et Comptabilité (Groupe)

· Direction juridique et fiscale

· Direction des systèmes d’information (BBGR et Europe)

· Logistique, transport

Vous êtes également amené(e) à être en contact avec les clients externes de BBGR (Centrales ou opticiens).

Vous disposez d’une formation de niveau Bac+5 minimum et d’une expérience réussie dans des missions administratives impliquant l’utilisation avancée de logiciels de gestion et d’Excel. Vous avez une formation en gestion commerciale et êtes sensibilisé aux problématiques juridiques, fiscales et douanières. Vous avez déjà fait de la gestion de projet et êtes attaché(e) à faire progresser les membres de l’équipe à laquelle vous appartenez.

Vous avez une forte capacité d’analyse. Vous savez vous rendre disponible et être réactif. Esprit d’équipe, rigueur, adaptabilité, orientation Clients et autonomie sont des qualités essentielles pour réussir dans ces missions. Une expérience en management serait un plus.

Maitrise de l’anglais professionnel indispensable.