Assistant.e ADV / Office Manager (H/F)

Description de l’offre :

En collaboration avec l'ensemble de notre équipe (5 personnes), vous garantissez le bon fonctionnement administratif, commercial et opérationnel de la société, en assurant : Un traitement fiable et réactif des commandes clients Une coordination fluide avec l'équipe Un support administratif et comptable Plus concrètement,

vos missions s'articulent autour de 3 principaux domaines : Administration des ventes Saisie et envoi des devis aux clients Enregistrement et suivi des commandes clients Organisation des expéditions et des transports Suivi des livraisons et des délais Suivi des contrats et des offres (maintenance, SAV, service .) Mise à jour des bases de données clients Gestion et édition de la facturation et suivi des paiements Gestion des litiges (livraison, facturation) Office Management & support administratif Gestion des appels entrants et des courriers Gestion des achats et approvisionnement en fournitures pour la société Vérification des notes de frais, gestion des titres restaurant, des absences des salariés Gestion courante de la comptabilité : préparation et transmission des pièces comptables, validation des dépenses . Rapprochements simples et contrôle des dépenses Suivi de la trésorerie Aide à la préparation de documents internes Support commercial & marketing Préparation et édition des dossiers techniques (assemblage de PDF) Mise à jour du CRM marketing, envoi de mailings Publication de contenus Linked In (posts fournis) Inscription et organisation logistique des salons

Vous êtes à l'aide en orthographe, avec les outils bureautiques et CRM, et savez vous organiser dans un environnement qui demande polyvalence, gestion des priorités et des urgences, et proactivité. Par ailleurs, vous portez un intérêt aux enjeux techniques, avez le sens du service et de la relation client. Vous souhaitez un nouveau challenge, travaillez dans une ambiance de travail collaborative, et vous souhaitez rejoindre une PME en pleine croissance, guidée par des valeurs d'ingéniosité, de pragmatisme et de dynamisme au service de ses clients ? Rejoignez nous ! Le poste est basé à Nanterre dans un premier temps avec déménagement envisagé à Freneuse (78) d'ici 2 à 3 ans.

Formation

• Bac+2 ou équivalents - Secrétariat assistanat gestion PME PMI [Souhaité]

Compétences

• Favoriser un environnement de travail collaboratif [Exigé]
• Rédaction d'écrits professionnels [Exigé]
• Gérer les contrats de service et les fournisseurs [Exigé]
• Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM) [Exigé]
• Gérer la pré-comptabilité [Exigé]

Qualités professionnelles

• Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Langues

• Anglais [Souhaité]

Horaires et rythme de travail

• 35H/semaine Travail en journée

Avantages et compléments de salaire

• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d’activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) de fournitures et équipements industriels divers
• Effectif de l’établissement : 3 à 5 salariés
• Code ROME : M1432
• Métier ROME : Office manager
• Appellation métier : Office manager
• Source : France Travail