Assistant(e) de Direction (H/F)

Description de l'offre :

Le Groupe IGS propose des formations dans 8 filières. Les programmes sont accessibles à l'ensemble des publics selon des modalités variées : formation initiale, en alternance, en apprentissage, en formation continue, ou dans le cadre de l'insertion et de la transition professionnelle.

Au sein du pôle Certifications Professionnelles, et en qualité d'assistante, vos missions seront la collecte, la valorisation et la structuration des données nécessaires au suivi des certifications, des délégations de titres, des habilitations en lien avec les différentes structures.

Vous devrez gérer le suivi quantitatif des certifications professionnelles :

Administrer les enquêtes quantitatives à destination des certifiés des certifications professionnelles à l’aide des outils de traitement d’enquêteCollecter les données nécessaires au suivi des certifications, délégations de titres et habilitations au moyen d’enquêtes à intervalle régulièreEffectuer des relances écrites et téléphoniques auprès des certifiées ou gère les relances auprès des partenaires internes ou externes qui les réalisentConsolider et réalise une première phase d’analyse des données d’insertion professionnelle des certifiés et les transmet aux interlocuteurs concernésContribuer à la réalisation des graphiques à destination des documents de présentation et de synthèsesContribuer à la réalisation d'un reporting de différentes données, de notes reliées aux services et diffuser les comptes-rendus aux parties prenantes

Administrer les enquêtes quantitatives à destination des certifiés des certifications professionnelles à l’aide des outils de traitement d’enquête

Collecter les données nécessaires au suivi des certifications, délégations de titres et habilitations au moyen d’enquêtes à intervalle régulière

Effectuer des relances écrites et téléphoniques auprès des certifiées ou gère les relances auprès des partenaires internes ou externes qui les réalisent

Consolider et réalise une première phase d’analyse des données d’insertion professionnelle des certifiés et les transmet aux interlocuteurs concernés

Contribuer à la réalisation des graphiques à destination des documents de présentation et de synthèses

Contribuer à la réalisation d'un reporting de différentes données, de notes reliées aux services et diffuser les comptes-rendus aux parties prenantes

Vous contribuez à la gestion administrative du pôle certification notamment au travers des missions suivantes :

Saisie les dossiers de création ou de renouvellement de certification sur la plateforme de France CompétencesAssister le chef de projet de certification sur le montage des dossiers de certificationAssister aux réunions de service ou avec les équipes projet et rédige les comptes-rendusContrôler et archive les procès-verbaux des jurys de certification et les éléments nécessaires à Qualiopi liés à la certification professionnelle.Préparer les conventions de délégations de titres et les fait valider par la direction du pôle certifications professionnellesGèrer les éléments administratifs des conventions propres aux certifications professionnelles du groupeReporter toutes les informations liées à la mise en oeuvre des conventions de délégations (nombre d’inscrits, contrôle des profils requis, etc.)Organiser et transmet les éléments de communication sur les certifications professionnelles à l’ensemble des équipes concernées en lien avec la directionCompléter et met à jour les tableaux de bord de l’activité du pôle certifications professionnellesContribuer à la création d'outils nécessaires à la conduite des projets du pôle certifications professionnellesContribuer aux actions de contrôle qualité en interne et en externe en lien avec les différentes équipes et le pôle certifications professionnelles

Saisie les dossiers de création ou de renouvellement de certification sur la plateforme de France Compétences

Assister le chef de projet de certification sur le montage des dossiers de certification

Assister aux réunions de service ou avec les équipes projet et rédige les comptes-rendus

Contrôler et archive les procès-verbaux des jurys de certification et les éléments nécessaires à Qualiopi liés à la certification professionnelle.

Préparer les conventions de délégations de titres et les fait valider par la direction du pôle certifications professionnelles

Gèrer les éléments administratifs des conventions propres aux certifications professionnelles du groupe

Reporter toutes les informations liées à la mise en oeuvre des conventions de délégations (nombre d’inscrits, contrôle des profils requis, etc.)

Organiser et transmet les éléments de communication sur les certifications professionnelles à l’ensemble des équipes concernées en lien avec la direction

Compléter et met à jour les tableaux de bord de l’activité du pôle certifications professionnelles

Contribuer à la création d'outils nécessaires à la conduite des projets du pôle certifications professionnelles

Contribuer aux actions de contrôle qualité en interne et en externe en lien avec les différentes équipes et le pôle certifications professionnelles

Vous êtes diplômées à minima d'une formation bac + 2 (niveau 5) en gestion administrative et vous avez idéalement une première expérience sur un poste dans ces domaines ou sur un poste similaire, en enseignement supérieur ou organisme de formation.

Vous êtes très à l'aise sur les outils informatiques et notamment excel.

Vous êtes rigoureux, appliqué, impliqué et consciencieux. Vous avez une belle qualité rédactionnelle et un sens relationnel indéniable.

Vous êtes disponible immédiatement.